Juridisk

Privatlivspolitik

Sådan håndterer vi dine personoplysninger – med respekt for dit privatliv.

Tilbage til forsiden

Privatlivspolitik

Sådan behandler Grøn Ejendomsservice personoplysninger

Ejendomsservice Grøn A/S markedsføres under navnet Grøn Ejendomsservice A/S. Denne politik gælder vores behandling af personoplysninger om besøgende på hjemmesiden, kundeemner, kunder og deres kontaktpersoner, beboere, leverandører, samarbejdspartnere, nyhedsbrevsmodtagere og jobansøgere.

1. Dataansvarlig

Ejendomsservice Grøn A/S er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, der er beskrevet i denne privatlivspolitik.

Ejendomsservice Grøn A/S

CVR nr. 45457427

Langøgade 4, kld. tv., 2100 København Ø

Telefon: 27 15 20 73

E-mail: kontakt@groenejendomsservice.dk

2. Når I besøger vores hjemmeside

Når I besøger groenejendomsservice.dk, kan vi behandle tekniske oplysninger om besøget, herunder IP-adresse, browser- og enhedsoplysninger, tidspunkt, besøgte sider, henvisningsside og oplysninger om jeres cookievalg.

Vi behandler nødvendige oplysninger for at levere og beskytte hjemmesiden på grundlag af vores legitime interesse i at drive en sikker og velfungerende hjemmeside, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Statistik- og markedsføringscookies anvendes kun på grundlag af samtykke, når et sådant samtykke er påkrævet, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a og reglerne om cookies.

I kan læse mere om konkrete cookies, udbydere, formål og levetider i vores cookiepolitik og ændre jeres valg via hjemmesidens cookieindstillinger.

3. Når I kontakter os eller beder om et tilbud

Når I kontakter os via hjemmeside, e-mail, telefon eller andre kanaler, kan vi behandle navn, kontaktoplysninger, forening eller virksomhed, ejendomsadresse, besked, billeder, dokumenter og andre oplysninger, som I selv sender til os.

Formålet er at besvare henvendelsen, vurdere opgaven, udarbejde et tilbud, planlægge en besigtigelse og følge op på en mulig aftale.

Behandlingen sker for at gennemføre foranstaltninger før indgåelse af en aftale, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, når den registrerede selv er part i aftalen. For kontaktpersoner hos boligforeninger, administratorer og virksomheder sker behandlingen på grundlag af vores legitime interesse i at kommunikere om og indgå erhvervsmæssige aftaler, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Undlad at sende CPR-numre, helbredsoplysninger eller andre følsomme oplysninger gennem vores almindelige kontakt- og tilbudsformularer, medmindre vi konkret har bedt om dem og anvist en sikker kanal.

4. Kunder, kontaktpersoner og beboerhenvendelser

I forbindelse med tilbud, samarbejdsaftaler og levering af ejendomsservice kan vi behandle:

  • navn, stilling, telefonnummer og e-mailadresse

  • oplysninger om forening, virksomhed og ejendom

  • aftale-, pris-, fakturerings- og betalingsoplysninger

  • korrespondance, bestillinger, reklamationer og opfølgning

  • driftsoplysninger, adgangsforhold, nøgleoplysninger og dokumentation for udførte opgaver

  • billeder og øvrige oplysninger fra ejendommen, når det er nødvendigt for opgaven

Vi bruger oplysningerne til kundeadministration, planlægning og udførelse af aftalte ydelser, kvalitetssikring, fakturering, dokumentation, håndtering af henvendelser og opfyldelse af vores juridiske forpligtelser.

Retsgrundlaget er opfyldelse af en aftale eller foranstaltninger før en aftale, jf. artikel 6, stk. 1, litra b, vores legitime interesse i at administrere samarbejdet og levere de aftalte ydelser, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, samt retlige forpligtelser, herunder bogføringsregler, jf. artikel 6, stk. 1, litra c.

Når en beboer kontakter os om en ejendom, behandler vi kun de oplysninger, der er nødvendige for at håndtere henvendelsen eller sende den videre til den relevante kunde eller administrator. Vi bruger ikke en beboerhenvendelse til markedsføring uden et særskilt gyldigt grundlag.

5. Leverandører og samarbejdspartnere

Vi behandler almindelige kontakt-, aftale-, betalings- og korrespondanceoplysninger om leverandører, underleverandører, rådgivere og øvrige samarbejdspartnere. Formålet er at indgå og administrere samarbejder, koordinere opgaver, betale fakturaer og dokumentere leverancer.

Retsgrundlaget er opfyldelse af en aftale, jf. artikel 6, stk. 1, litra b, vores legitime interesse i at administrere vores leverandør- og samarbejdsrelationer, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, samt retlige forpligtelser, jf. artikel 6, stk. 1, litra c.

6. Nyhedsbrev og elektronisk markedsføring

Når I tilmelder jer Grøn Ejendomsservice A/S' nyhedsbrev, behandler vi jeres e-mailadresse samt oplysninger om tidspunkt, kilde, samtykketekst, samtykkets version, udsendelser, afmelding og eventuel dokumentation for bekræftelse.

Formålet er at sende nyheder, inspiration, tilbud og information om Grøn Ejendomsservice A/S' ydelser. Retsgrundlaget er jeres samtykke, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a og markedsføringslovens regler om elektronisk markedsføring.

Et samtykke til Grøn Ejendomsservice A/S' nyhedsbrev gælder kun markedsføring fra Ejendomsservice Grøn A/S under navnet Grøn Ejendomsservice A/S. Fælles tekniske systemer eller administration med andre selskaber giver ikke disse selskaber ret til at sende markedsføring til jer. Markedsføring fra et andet selskab kræver et særskilt gyldigt samtykke.

I kan til enhver tid trække samtykket tilbage via afmeldingslinket i nyhedsbrevet eller ved at kontakte os. Tilbagekaldelsen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der fandt sted, før samtykket blev trukket tilbage.

7. Jobansøgere

Når I søger arbejde hos os, behandler vi de oplysninger, I sender, herunder navn, kontaktoplysninger, ansøgning, CV, oplysninger om erfaring og kvalifikationer samt eventuelle referencer og oplysninger fra samtaler.

Formålet er at vurdere ansøgningen og gennemføre rekrutteringsforløbet. Behandlingen sker på grundlag af vores legitime interesse i at rekruttere kvalificerede medarbejdere, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, og efter omstændighederne for at gennemføre foranstaltninger forud for en ansættelsesaftale, jf. artikel 6, stk. 1, litra b.

Vi indhenter kun referencer, straffeattest eller andre supplerende oplysninger, når det er relevant, og efter at I er blevet informeret. Hvis vi har behov for oplysninger, der er omfattet af særlige regler, anvender vi et særskilt lovligt grundlag.

8. Hvor får vi oplysningerne fra?

Vi modtager som udgangspunkt oplysningerne direkte fra jer. Vi kan også modtage oplysninger fra den boligforening, administrator, virksomhed eller samarbejdspartner, som I repræsenterer, fra beboere og leverandører i forbindelse med en konkret opgave samt fra offentligt tilgængelige registre, når det er relevant for et samarbejde eller en aftale.

Hvis vi modtager personoplysninger fra andre end jer selv, giver vi den nødvendige information efter GDPR artikel 14, medmindre en undtagelse finder anvendelse.

9. Hvem kan modtage oplysningerne?

Vi deler kun personoplysninger, når det er nødvendigt, sagligt og lovligt. Oplysninger kan blive behandlet eller videregivet til:

  • leverandører af hjemmeside, hosting, e-mail, dokumenthåndtering, nyhedsbrev og andre IT-systemer

  • regnskabssystem, betalingsleverandører, bank, revisor og andre økonomiske rådgivere

  • underleverandører og håndværkere, når det er nødvendigt for en konkret opgave

  • administratorer, boligforeninger, kunder og relevante kontaktpersoner i forbindelse med en henvendelse eller opgave

  • advokater, forsikringsselskaber og øvrige rådgivere, når det er nødvendigt

  • offentlige myndigheder, når vi er retligt forpligtede til det

  • Vaskekonerne A/S og andre tilknyttede selskaber, når de leverer central administration, IT-drift eller support og kun i det omfang, adgangen er nødvendig og har et lovligt grundlag

Leverandører, der behandler oplysninger på vores vegne, må kun behandle oplysningerne efter vores instrukser og på grundlag af en databehandleraftale. Når en modtager selv bestemmer formål og hjælpemidler for sin behandling, er modtageren selvstændigt dataansvarlig for denne behandling.

10. Overførsel til lande uden for EU og EØS

Nogle af vores IT-leverandører eller deres underleverandører kan behandle oplysninger i lande uden for EU og EØS. Hvis det sker, sørger vi for et gyldigt overførselsgrundlag, eksempelvis EU-Kommissionens afgørelse om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser suppleret med relevante sikkerhedsforanstaltninger.

I kan kontakte os, hvis I ønsker mere information om grundlaget for en konkret overførsel.

11. Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?

Vi opbevarer ikke personoplysninger længere end nødvendigt til de formål, de blev indsamlet til. De almindelige slettefrister er:

  • Henvendelser og tilbud, der ikke fører til en aftale, slettes som udgangspunkt senest 12 måneder efter den seneste relevante kontakt, medmindre der er behov for længere opbevaring af hensyn til en konkret tvist eller dokumentation.

  • Kunde-, aftale- og driftsoplysninger slettes eller anonymiseres, når de ikke længere er nødvendige for kundeforholdet. Oplysninger, som er nødvendige for dokumentation af krav, kan opbevares i den relevante forældelsesperiode.

  • Regnskabsmateriale opbevares i den periode, som bogføringslovgivningen kræver, som udgangspunkt 5 år fra udgangen af det relevante regnskabsår.

  • Oplysninger om nyhedsbrevsmodtagere bruges, indtil samtykket trækkes tilbage. Dokumentation for samtykket kan opbevares i op til 2 år efter, at samtykket sidst blev anvendt til markedsføring.

  • Ansøgninger fra kandidater, der ikke ansættes, slettes som udgangspunkt senest 6 måneder efter afslutningen af rekrutteringsforløbet, medmindre kandidaten har givet særskilt samtykke til længere opbevaring.

  • Cookieoplysninger opbevares efter de levetider, der fremgår af cookiepolitikken og hjemmesidens cookieindstillinger.

12. Sikkerhed og fortrolighed

Vi beskytter personoplysninger med passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Adgang gives efter arbejdsbetinget behov, og vi arbejder blandt andet med adgangsstyring, fortrolighed, sikkerhedskopiering, opdatering af systemer og procedurer for håndtering af sikkerhedsbrud.

13. Jeres rettigheder

I har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder. Afhængigt af omstændighederne kan I have ret til:

  • indsigt i de oplysninger, vi behandler om jer

  • at få urigtige eller ufuldstændige oplysninger rettet

  • at få oplysninger slettet

  • at få behandlingen begrænset

  • at gøre indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af vores legitime interesser

  • at modtage oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og få dem overført til en anden dataansvarlig, når betingelserne for dataportabilitet er opfyldt

  • at trække et samtykke tilbage på ethvert tidspunkt

Rettighederne er ikke ubetingede. En anmodning kan derfor helt eller delvist afvises, hvis lovgivningen giver grundlag for det.

Hvis I vil gøre brug af jeres rettigheder, kan I kontakte os på kontakt@groenejendomsservice.dk. Vi kan bede om oplysninger, der er nødvendige for at bekræfte jeres identitet.

14. Klage til Datatilsynet

Hvis I er utilfredse med vores behandling af jeres personoplysninger, er I velkomne til først at kontakte os.

I har også ret til at klage til Datatilsynet. Kontaktoplysninger og vejledning findes på www.datatilsynet.dk.

15. Ændringer

Vi opdaterer privatlivspolitikken, når det er nødvendigt, eksempelvis hvis vores behandling, systemer eller lovgivningen ændrer sig. Den nyeste version vil altid være tilgængelig på vores hjemmeside.

Senest opdateret: 1. september 2026